Bazı faaliyetlerin bir araçtaki motorun faaliyeti kadar önemli ve çok değerli olduğunu biliniz. Yine bazı faaliyetlerin aracın sürücüsü kadar çok fazlaca değerli olduğunu biliniz.  Yine bazı faaliyetlerinde aracın lastiği kadar biraz değerli olduğunu biliniz. Takım üyelerine yada faaliyet sahibi her bireye düşen, faaliyetinin önem ve öncelik derecesini bilmektir. Şu ifadeleri kullanmayın.

“Bizim tüm faaliyetlerimiz çok önemlidir” 

Yada ” Benim gözümde o faaliyetin önemi yok “.

“Neden çok önemli ve çok öncelikli işlerde biz çalışmıyalım ki? gibi….

Tüm takım üyelerinin çoğu  motor faaliyetlere fazlaca önem verirse arabanın lastiği patlayabilir. Yada şoför motoru durdurabilir.

Faaliyet oluşturma ve önceliklendirmeyi şöyle yapabilirsiniz.

sırasıyla her bir süreç sahibine belirli perspektiflerden bakarak her bir strateji için ne yaptığını ve daha farklı yada daha iyi neler yapabileceklerini sorun?   Tabi bu arada Swota girdi olan iç ve dış analiz verilerinin varolması süreç sahiplerinin de bu verileri kullanması işini kolaylaştırır.

Birinci olarak  swot girdisi bazı veri kaynaklarını paylaşalım;

özdeğerlendirme sonuçları,

Temel performans (rutin ve iyileştirme faaliyetlerine ait) sonuçları,

Puanlama, beklenti ve öneri içeren tüm anket sonuçları – Hissedar,çalışan,toplum,tedarikçi,müşteri -

Mevcut durum ve Trend analizleri,

İhtiyaç analizleri

Pazar analizleri

Tahmin raporları,risk haritaları

Rakipler yada sınıfında en iyilerle yapılan Kıyaslama Karşılaştırma Raporları

İşbirliği yapılan kuruluşların temel yetkinliklerine dair veriler

Teknoloji ömrü ve Teknoloji takip raporları,

Ürün performansı ve çevreye etkilerine dair test raporları

Kişisel Performans Gelişim Sonuçları

Öneri sistemi verileri,

Belli standartlara ve sertifikalandırmalara ait iç dış tetkik sonuçları.

Sosyal, çevresel, güvenlik ve yasal konularla ilgili veriler

Ekonomik ve demografik göstergeler…

İkinci olarak;  bazı perspektif örnekleri verecek olursak; finans,müşteriler,öğreme ve gelişim,süreçler, liderlik, kurumsal organizasyon,.

Bu perspektif sayılarını artırabilirsiniz. Arttıkça çeşitlilik artar,ve daha kuşatıcı olursunuz.

Örnek bir soru:? Operasyonel bir sürecimiz olan A sürecinde, Satışları Artırmak stratejimize yönelik, öğrenme ve gelişim perspektifi ile bakacak olursak ne yapıyoruz. Daha iyi ve farklı ne yapabiliriz?

Sütununda  stratejiler olan, satırınıda süreçleriniz olan bir matris oluşturun ve aralarındaki ilişkiyi tek tek (1-4-8) puan skalası ile tüm süreç sahiplerine puanlatın. Her bir verdiğiniz puanı  sütun toplamı (süreç puanı) ve satır toplamları (amaç puanı) ile tek tek çarparak ayrı bir yerde kaydedin. Ve en yüksek puandan en aşağıya doğru sıralayın.

Bir sonraki aşama da ise bu faaliyetleri kaynak ihtiyacı açısından ve faaliyet sonucu oluşacak yeni kaynaklar açısından değerlendirmek gerekir. Faaliyetin maliyetinde kullanılacak kaynak miktarı az ve oluşacak fayda başka değişle yeni oluşacak kaynaklar fazla ise bu faaliyet ön sıralarda olmalıdır.

Bu noktada faliyetlerinizin faydasına,maliyetine,önem ve öncelik sırasına dair bilgileri şöyle anlamlandırabilirisiniz.

Faydası maliyetine eşit yada küçük, önemi ve önceliği düşük işlerinizi şimdilik yapmayınız.

Faydası maliyetinden yüksek, önemi ve önceliği yüksek işlerinizi bir an önce iş planınıza alabilirsiniz. Performans ölçüm noktalarını belirleyip, Performans ölçüm periodunu ayda bir olarak seçebilirsiniz.

Faydası, maliyetinden eşit yada düşük, önemi ve önceliği yüksek işlerinizi iş planınıza alabilirsiniz. Performans ölçüm noktaları belirleyip, Performans ölçüm periodunu aylık hatta gerekiyorsa zaman zaman haftalık olarak yapabilirsiniz.

Faydası, maliyetinden yüksek, önem ve önceliği düşük işlerinizi iş planlarınıza alabilirsiniz. Performans ölçüm noktaları belirleyip, Performans ölçümünün periodunu artırabilir üç ayda bir olarak yapabilirsiniz.

İlgili Yazılar

• Stratejik Planlama Süreci: SWOT Analizi (GZFT Analizi) (1)
• ISO 27001 Nedir? (0)
• EFQM Modeli 2. Kriter – Politika ve Strateji (0)
• Kurumsal Yönetimin Anahtarı: Ölçüm (0)
• Öğrenme, Kıyaslama, Karşılaştırma, Teknoloji takip (0)
• Bursa Kalite Ödül Süreci ve Paylaşım Konferansı (0)
• Mükemmelik Yolculuğu – Başarıya Nasıl Ulaştık? (0)

SWOT analizi (GZFT analizi) kurumların stratejik planlama sürecinin bir parçasıdır fakat bu analiz yöntemini projelere de uygulanabiliriz. Daha geniş bir ifadeyle SWOT analizi (GZFT analizi) bir hedefin olduğu ve o hedefe ulaşmak için faaliyetlerin planlanmak istenildiği her durumda yapılabilir.

Örneğin; bir bilgi işlem projesi başlatılmadan önce bu projenin güçlü ve zayıf yönleri, projenin önündeki engeller ve fırsatlar analiz edilebilir. Böyle bir analiz ilerleyen safhalarda karşılaşılabilecek bir çok güçlüğün önceden fark edilmesini sağlayacaktır.

Başka bir örnek; evlenmek isteyen bir genç bunun için bir SWOT analizi (GZFT analizi) yapabilir. Güçlü ve zayıf yönlerini analiz edebilir. Eğer bir evlilik adayı var ise bu güçlü bir yöndür. Önünde askerlik engeli var ise bu bir tehditdir. Eğer iş sahibi değil ise bu da zayıf bir yöndür. Yaz döneminde evlenecek ise mobilya ve beyaz eşya fiyatlarındaki ucuzluk ve kampanyalar onun için bir fırsattır. Tüm bu listeyi oluşturduktan sonra evlenmek isteyen kişi bir stratejik planlama ile birlikte faaliyet planı çıkarabilir.

Burada verdiğimiz örnekte olduğu gibi bir hedefin olması ve bu hedefe ulaşabilmek için faaliyetlerin planlanması gereken her durumda SWOT analizi (GZFT analizi) yapılabilir.

SWOT analizi (GZFT analizi)’nden stratejik planlamaya geçişin basamakları ise SO stratejileri – WO stratejileri – ST stratejileri – WT stratejileri’nin çıkarılmasıdır.

SWOT analizinin yapılabileceği durumlar:

• Kurumsal stratejik planlama sürecinde
• Bir proje başlatılmadan önce. Örneğin; bilgi işlem projeleri, yatırım projeleri…
• Kişisel bir projenin başlatılmasından önce. Örneğin; evlenmek, kitap yazmak, iş başvurusunda bulunmak, kariyer değiştirmek.
• Yeni iş fikirlerinin hayata geçirilmesinde.
• İş geliştirme çalışmalarında

İlgili Yazılar

• Liderlik ve amacın tutarlılığı (EFQM 1.kriter) (0)
• EFQM Modeli 4. Kriter – İşbirlikleri ve Kaynaklar (0)
• Ulusal Kalite Ödülü Sahiplerini Buldu (0)
• Kalitenin Öncüleri Buluştu. (0)
• Mükemmellik modeli kavramları (0)
• SO stratejileri – WO stratejileri – ST stratejileri – WT stratejileri (0)
• EFQM Modeli 3. Kriter – Çalışanlar (0)

İç çevre analizi

Misyon ve vizyon belirlendikten sonra kurum bu misyonu gerçekleştirme ve vizyonda belirtilmiş olan hedeflere ulaşmak için iç çevre ve dış çevre analizi gerçekleştirir. İç çevre analizinde kurumun güçlü yönlerinin neler olduğuna bakılır. Güçlü yönlerin tespitinden sonra zayıf yönlerin de bir listesi çıkarılır. İç çevre analizi adı üzerinde kurumun kendine ait olan güçlü ve zayıf yönlerin tespit edilmesidir.

Örnekler; kurumun yetkin ve dinamik bir insan kaynağına sahip olması bir güçlü yöndür. Kurumun bilgi sistemleri altyapısında zayıflıklar var ise bu da bir zayıf yöndür.

Dış çevre analizi

Kurumun güçlü ve zayıf yönleri tespit edildikten sonra sıra dış çevre analizine gelir. Dış çevre analizi kurumun kendi dinamiklerinden kaynaklanmayan ve dışarından gelen etkenlerin analizidir. Dış çevre analizinde fırsatlar ve tehditler belirlenir. Burada dikkat edilmesi gereken fırsatlar ve tehditlerin kurumun çevresinden kaynaklanan ve kuruma fırsat sağlayan durumlar yada kuruma tehdit oluşturan durumlar olduğudur. SWOT (GZFT) analizinde yapılan hataların çoğu bu adımda yapılır.

Örnekler; pazarın büyüklüğü bir güçlü yön değil bir fırsattır. Çünkü pazarın büyüklüğü kurumun dinamiklerinden kaynaklanmaz. Tamamen kurumun çevresi ile alakalıdır. Hukuki altyapıdaki bir takım sorunlar ise kurum için zayıflık değil tehdit olarak kabul edilmelidir.

SWOT‘un açılımı şu şekildedir: S: Strengths, W: Weaknesses, O: Opportunities, T: Threats

GZFT‘nin açılımı şu şekildedir: G: Güçlü Z: Zayıf F: Fırsat T: Tehdit

SWOT analizinden sonra SO stratejileri – WO stratejileri – ST stratejileri – WT stratejileri’nin çıkarılması aşamasına geçilir.

İlgili Yazılar

• SO stratejileri – WO stratejileri – ST stratejileri – WT stratejileri (0)
• SWOT’tan Stratejik Planlamaya (1)
• Mükemmellik modeli kavramları (0)
• Uygulanan bir gerçek algısı; Bursagaz (0)
• EFQM Modeli 2. Kriter – Politika ve Strateji (0)
• Stratejilere Uygun Faaliyet Oluşturma ve Önceliklendirme (0)
• Efqm Model Kavramları (0)