Bazı faaliyetlerin bir araçtaki motorun faaliyeti kadar önemli ve çok değerli olduğunu biliniz. Yine bazı faaliyetlerin aracın sürücüsü kadar çok fazlaca değerli olduğunu biliniz.  Yine bazı faaliyetlerinde aracın lastiği kadar biraz değerli olduğunu biliniz. Takım üyelerine yada faaliyet sahibi her bireye düşen, faaliyetinin önem ve öncelik derecesini bilmektir. Şu ifadeleri kullanmayın.

“Bizim tüm faaliyetlerimiz çok önemlidir” 

Yada ” Benim gözümde o faaliyetin önemi yok “.

“Neden çok önemli ve çok öncelikli işlerde biz çalışmıyalım ki? gibi….

Tüm takım üyelerinin çoğu  motor faaliyetlere fazlaca önem verirse arabanın lastiği patlayabilir. Yada şoför motoru durdurabilir.

Faaliyet oluşturma ve önceliklendirmeyi şöyle yapabilirsiniz.

sırasıyla her bir süreç sahibine belirli perspektiflerden bakarak her bir strateji için ne yaptığını ve daha farklı yada daha iyi neler yapabileceklerini sorun?   Tabi bu arada Swota girdi olan iç ve dış analiz verilerinin varolması süreç sahiplerinin de bu verileri kullanması işini kolaylaştırır.

Birinci olarak  swot girdisi bazı veri kaynaklarını paylaşalım;

özdeğerlendirme sonuçları,

Temel performans (rutin ve iyileştirme faaliyetlerine ait) sonuçları,

Puanlama, beklenti ve öneri içeren tüm anket sonuçları – Hissedar,çalışan,toplum,tedarikçi,müşteri -

Mevcut durum ve Trend analizleri,

İhtiyaç analizleri

Pazar analizleri

Tahmin raporları,risk haritaları

Rakipler yada sınıfında en iyilerle yapılan Kıyaslama Karşılaştırma Raporları

İşbirliği yapılan kuruluşların temel yetkinliklerine dair veriler

Teknoloji ömrü ve Teknoloji takip raporları,

Ürün performansı ve çevreye etkilerine dair test raporları

Kişisel Performans Gelişim Sonuçları

Öneri sistemi verileri,

Belli standartlara ve sertifikalandırmalara ait iç dış tetkik sonuçları.

Sosyal, çevresel, güvenlik ve yasal konularla ilgili veriler

Ekonomik ve demografik göstergeler…

İkinci olarak;  bazı perspektif örnekleri verecek olursak; finans,müşteriler,öğreme ve gelişim,süreçler, liderlik, kurumsal organizasyon,.

Bu perspektif sayılarını artırabilirsiniz. Arttıkça çeşitlilik artar,ve daha kuşatıcı olursunuz.

Örnek bir soru:? Operasyonel bir sürecimiz olan A sürecinde, Satışları Artırmak stratejimize yönelik, öğrenme ve gelişim perspektifi ile bakacak olursak ne yapıyoruz. Daha iyi ve farklı ne yapabiliriz?

Sütununda  stratejiler olan, satırınıda süreçleriniz olan bir matris oluşturun ve aralarındaki ilişkiyi tek tek (1-4-8) puan skalası ile tüm süreç sahiplerine puanlatın. Her bir verdiğiniz puanı  sütun toplamı (süreç puanı) ve satır toplamları (amaç puanı) ile tek tek çarparak ayrı bir yerde kaydedin. Ve en yüksek puandan en aşağıya doğru sıralayın.

Bir sonraki aşama da ise bu faaliyetleri kaynak ihtiyacı açısından ve faaliyet sonucu oluşacak yeni kaynaklar açısından değerlendirmek gerekir. Faaliyetin maliyetinde kullanılacak kaynak miktarı az ve oluşacak fayda başka değişle yeni oluşacak kaynaklar fazla ise bu faaliyet ön sıralarda olmalıdır.

Bu noktada faliyetlerinizin faydasına,maliyetine,önem ve öncelik sırasına dair bilgileri şöyle anlamlandırabilirisiniz.

Faydası maliyetine eşit yada küçük, önemi ve önceliği düşük işlerinizi şimdilik yapmayınız.

Faydası maliyetinden yüksek, önemi ve önceliği yüksek işlerinizi bir an önce iş planınıza alabilirsiniz. Performans ölçüm noktalarını belirleyip, Performans ölçüm periodunu ayda bir olarak seçebilirsiniz.

Faydası, maliyetinden eşit yada düşük, önemi ve önceliği yüksek işlerinizi iş planınıza alabilirsiniz. Performans ölçüm noktaları belirleyip, Performans ölçüm periodunu aylık hatta gerekiyorsa zaman zaman haftalık olarak yapabilirsiniz.

Faydası, maliyetinden yüksek, önem ve önceliği düşük işlerinizi iş planlarınıza alabilirsiniz. Performans ölçüm noktaları belirleyip, Performans ölçümünün periodunu artırabilir üç ayda bir olarak yapabilirsiniz.

İlgili Yazılar

• Bilgi’nin Gizlilik, Bütünsellik ve Erişebilirliği (0)
• iys 9000 (işletme yönetim sistemi) (0)
• Mükemmelik Yolculuğu – Başarıya Nasıl Ulaştık? (0)
• EFQM Modeli 4. Kriter – İşbirlikleri ve Kaynaklar (0)
• Öneri Sistemi Kurarken 13 Hatayı Yapmayın (0)
• Ulusal Kalite Ödülü Sahiplerini Buldu (0)
• Bilgimiz Korunacak Kadar Değerli mi? (0)

Peki mükemmellik yolculuğundaki bir kurum neleri ölçmeli? Tabi ki kurumun hedef ve stratejileri doğrultusunda ana süreç ve destek süreçlere ait verilerin izlenmesi gerekir. En önemlilerini özetle şu şekilde sıralayabiliriz.

1. Finansal veriler
2. Satış miktarları
3. Çalışan memnuniyet oranı
4. Müşteri memnuniyet oranı
5. Tedarikçi memnuniyeti
6. Tedarikçi değerlendirmeleri
7. Süreçlerde yapılan iyileştirmeler
8. İyileştirmeler sonucu yaratılan katma değer
9. Süreç performansları
10. Çalışan performansı
11. Hata sayıları ve kaza sayıları
12. Müşteri şikayetleri
13. Kurumsal yetkinlikler
14. Çalışan yetkinlikleri

Yapılan bu temel ölçümlerin önemli bir kısmı kurumsal karnenize girdi olacak. Mükemmellik yolculuğunu taçlandırmak isteyen ve EFQM mükemmellik ödülüne başvuran kuruluşlar ise bu ölçümleri kullanarak kurumlarının başarılarını ispat edecekler.

İlgili Yazılar

• Stratejilere Uygun Faaliyet Oluşturma ve Önceliklendirme (0)
• mükemmellik modeli ve pukö döngüsü (0)
• Liderlik Neden Birinci Kriter? (2)
• Kurumsal özdeğerlendirme (0)
• EFQM Mükemmellik Avrupa Kaite Ödülleri 2008 – Türkiye Başarısı (0)
• SWOT’tan Stratejik Planlamaya (1)
• EFQM Modeli 1. kriter – Liderlik (0)

PUKÖ döngüsü Toplam Kalite Yönetimi‘nin temellerinden birisidir. Gelin bu döngüyü EFQM mükemmellik modeline aplike edelim.

Bilgi edinme ve öğrenme araçlarınızı kullanarak stratejik ve risk yönetim planına girdi olacak tüm verileri masaya yatırın. Bunlar neler olabilir? anket verileri, (çalışan müşteri toplum) yönetim sistemlerinin bağımsız kuruluşlarca yapılan dış tetkik ve iç tetkik sonuçları, dış çevre ve pazar araştırma verileri, öneri sistemi verileri, özdeğerlendirme sonuç verileri, efqm saha ziyaretleri geri bildirim verileri, paydaş hissedar beklentilerine ait veriler, teknoloji takip notları ile oluşan veriler, benchmark verileri, kurum içi kurumdışı öğrenme notları, performans göstergelerine ait gerçekleşmeler,
Kurumsal olguyu tanımlayan bu verilerden güçlü/olumlu/ yönlerinizi zayıf/iyileştirmeye açık alanlarınızı tehdit/önlemeniz gereken durumlarınızı ve içte ve dışta size sunulan ve değerlendirilip gözden geçirilmesi gereken fırsatları/risk/girişim yapılacak diğer aktivite konularınızı belirleyin. Bu belirlemede ve aktivite önerilerinde beyin fırtınasının tüm tekniklerini kullanarak yaratıcı olmaya devam ederek verilerinizde şu eşleştirmeyi yapınız. Güçlü tarafımız olan ………..yı kullanarak ……… fırsatında girişimci bir rol oynayarak bu arada zayıf olduğumuz ……… konusunda da bizleri güçlendirecek  ……. aktivitesini yapmalıyız.Ya da  zayıf yönümüz olan …………… ya yönelik öngörülen .. ……… tehditi ile oluşacak riski yönetebilmek için güçlü yönümüz olan …….. dan da destek alarak ……….. aktivitesini yapmalıyız.

İşte stratejik planınız oluştu. Sonraki aşamada yapmanız gereken önceliklendirme. Stratejilerinizi önceliklendirip ona uygun süreç ve faaliyet önceliklendirmesi yapabilirsiniz. Yada her bir faaliyeti kurumunuza ait kritik başarı faktörlerine etki derecelerine göre puanlayıp da önceliklendirebilirsiniz.  Ardından bu önceliklendirmeye göre kaynak planlaması (bilgi, zaman, finans, ekip/ekipman/malzeme) yapacaksınız.

Böylece aktivitelerinizi önceliklendirdiniz ve süreçlerinize uyguladınız. Önceliklendirme de yüksek öncelikli çıkan aktivitelerin yapıldığı ve stratejik amaçlarınıza direk etkisi olacak süreçler kurum için kritik öneme sahip anahtar süreçlerdir. Bahsi geçen aktivitede ki perfonmasınızı izlemeli ve sistematik olarak ölçümler yapmalısınız. Tabi bu göstergelere ait sonuçları kurumsal karnenizde de kullanabilirsiniz. Böylece hedeflerle kontrol edilen ve süreç sahibini proaktif davranışa sevk edecek göstergelerle yönettiğiniz her aktivitenizde performansınız verimli olacaktır.

Buraya kadar ki öncü göstergelerle takip ederek yönettiğiniz sürecin sonucunda başarılı olup olmadığınızı önlem alıp almayacağınızı hedeflerinizin gerçekleşmeleri oluşan olumlu yada olumsuz trendden ve özdeğerlendirme puanınız ile öğrenebilirsiniz. (ödül benzetimi yöntemini tavsiye ederim ). Ayrıca çalışanlarımızın müşterilerimizin ve toplumun da bizleri başarılı görüp görmedikleri konusundaki algılarını da ölçmemiz  gerekir, tabi bu anketlerde bir sonraki yılın planına girdi olacak beklenti öneri ve keşkelerini de almayı unutmadan.

İlgili Yazılar

• Bilgi’nin Gizlilik, Bütünsellik ve Erişebilirliği (0)
• Kalitenin Öncüleri Buluştu. (0)
• ISO 27001 Nedir? (0)
• Öğrenme, Kıyaslama, Karşılaştırma, Teknoloji takip (0)
• Liderlik ve amacın tutarlılığı (EFQM 1.kriter) (0)
• Avrupa’nın Dört Bir Yanından Rol Modeller Paris’te Buluşuyor (0)
• iys 9000 (işletme yönetim sistemi) (0)