Stratejilere Uygun Faaliyet Oluşturma ve Önceliklendirme
6 Temmuz 2009 | Yazar: Fuat Gümüş | Kategori: Bilgi, Kurumsal Karne - Balanced Scorecard, SWOT Analizi, Stratejik PlanlamaEtik değerleriniz,Vizyonunuz, Misyonununuz, kısa-orta-uzun vadeli stratejileriniz (swotla çıkan GF,GT,ZF,ZT stratejileri) belirli ise faaliyetleri oluşturmanız, her faaliyetinizin ve o faaliyetteki hedefinizin bu öncü kavram ve amaçlarınızla ilişkisini kurmanız ve bu ilişkiyi kurarkende öncelik ve önemlilik sıralamasını oluşturmanız gerekir.
Bazı faaliyetlerin bir araçtaki motorun faaliyeti kadar önemli ve çok değerli olduğunu biliniz. Yine bazı faaliyetlerin aracın sürücüsü kadar çok fazlaca değerli olduğunu biliniz. Yine bazı faaliyetlerinde aracın lastiği kadar biraz değerli olduğunu biliniz. Takım üyelerine yada faaliyet sahibi her bireye düşen, faaliyetinin önem ve öncelik derecesini bilmektir. Şu ifadeleri kullanmayın.
“Bizim tüm faaliyetlerimiz çok önemlidir”
Yada ” Benim gözümde o faaliyetin önemi yok “.
“Neden çok önemli ve çok öncelikli işlerde biz çalışmıyalım ki? gibi….
Tüm takım üyelerinin çoğu motor faaliyetlere fazlaca önem verirse arabanın lastiği patlayabilir. Yada şoför motoru durdurabilir.
Faaliyet oluşturma ve önceliklendirmeyi şöyle yapabilirsiniz.
sırasıyla her bir süreç sahibine belirli perspektiflerden bakarak her bir strateji için ne yaptığını ve daha farklı yada daha iyi neler yapabileceklerini sorun? Tabi bu arada Swota girdi olan iç ve dış analiz verilerinin varolması süreç sahiplerinin de bu verileri kullanması işini kolaylaştırır.
Birinci olarak swot girdisi bazı veri kaynaklarını paylaşalım;
özdeğerlendirme sonuçları,
Temel performans (rutin ve iyileştirme faaliyetlerine ait) sonuçları,
Puanlama, beklenti ve öneri içeren tüm anket sonuçları – Hissedar,çalışan,toplum,tedarikçi,müşteri -
Mevcut durum ve Trend analizleri,
İhtiyaç analizleri
Pazar analizleri
Tahmin raporları,risk haritaları
Rakipler yada sınıfında en iyilerle yapılan Kıyaslama Karşılaştırma Raporları
İşbirliği yapılan kuruluşların temel yetkinliklerine dair veriler
Teknoloji ömrü ve Teknoloji takip raporları,
Ürün performansı ve çevreye etkilerine dair test raporları
Kişisel Performans Gelişim Sonuçları
Öneri sistemi verileri,
Belli standartlara ve sertifikalandırmalara ait iç dış tetkik sonuçları.
Sosyal, çevresel, güvenlik ve yasal konularla ilgili veriler
Ekonomik ve demografik göstergeler…
İkinci olarak; bazı perspektif örnekleri verecek olursak; finans,müşteriler,öğreme ve gelişim,süreçler, liderlik, kurumsal organizasyon,.
Bu perspektif sayılarını artırabilirsiniz. Arttıkça çeşitlilik artar,ve daha kuşatıcı olursunuz.
Örnek bir soru:? Operasyonel bir sürecimiz olan A sürecinde, Satışları Artırmak stratejimize yönelik, öğrenme ve gelişim perspektifi ile bakacak olursak ne yapıyoruz. Daha iyi ve farklı ne yapabiliriz?
Sütununda stratejiler olan, satırınıda süreçleriniz olan bir matris oluşturun ve aralarındaki ilişkiyi tek tek (1-4-8) puan skalası ile tüm süreç sahiplerine puanlatın. Her bir verdiğiniz puanı sütun toplamı (süreç puanı) ve satır toplamları (amaç puanı) ile tek tek çarparak ayrı bir yerde kaydedin. Ve en yüksek puandan en aşağıya doğru sıralayın.
Bir sonraki aşama da ise bu faaliyetleri kaynak ihtiyacı açısından ve faaliyet sonucu oluşacak yeni kaynaklar açısından değerlendirmek gerekir. Faaliyetin maliyetinde kullanılacak kaynak miktarı az ve oluşacak fayda başka değişle yeni oluşacak kaynaklar fazla ise bu faaliyet ön sıralarda olmalıdır.
Bu noktada faliyetlerinizin faydasına,maliyetine,önem ve öncelik sırasına dair bilgileri şöyle anlamlandırabilirisiniz.
Faydası maliyetine eşit yada küçük, önemi ve önceliği düşük işlerinizi şimdilik yapmayınız.
Faydası maliyetinden yüksek, önemi ve önceliği yüksek işlerinizi bir an önce iş planınıza alabilirsiniz. Performans ölçüm noktalarını belirleyip, Performans ölçüm periodunu ayda bir olarak seçebilirsiniz.
Faydası, maliyetinden eşit yada düşük, önemi ve önceliği yüksek işlerinizi iş planınıza alabilirsiniz. Performans ölçüm noktaları belirleyip, Performans ölçüm periodunu aylık hatta gerekiyorsa zaman zaman haftalık olarak yapabilirsiniz.
Faydası, maliyetinden yüksek, önem ve önceliği düşük işlerinizi iş planlarınıza alabilirsiniz. Performans ölçüm noktaları belirleyip, Performans ölçümünün periodunu artırabilir üç ayda bir olarak yapabilirsiniz.
